Kontrollsystem
Här finns svar på några vanliga frågor om kontrollsystem, för dig som hanterar hållbara bränslen och drivmedel.
Varför gör jag en riskbedömning?
En riskbedömning ska utföras och sedan ligga till grund för utformningen av kontrollsystemet. Denna riskbedömning bör beakta riskerna att biodrivmedel och biobränsle som hanteras i de aktuella produktionskedjorna inte skulle kunna anses som hållbara. Risken för bedrägeri bör särskilt beaktas.
Mer om hanteringen av riskbedömningen i vår vägledning ER 2021:33
Vem gör riskbedömningen för uppbyggnad av kontrollsystemet?
Det är den rapporteringsskyldige som gör en riskbedömning av sin egen verksamhet och de produktionskedjor som ska omfattas av den.
När behöver jag anmäla en ändring till Energimyndigheten?
En ändring i verksamheten ska anmälas till Energimyndigheten om den innebär nya risker för uppfyllande av hållbarhetskriterierna som inte är av mindre karaktär. Ändringar ska också anmälas om det som framgår av hållbarhetsbeskedet inte längre överensstämmer med verksamheten.
Om ni är osäkra på om er ändring är väsentlig är det alltid bättre att anmäla en gång för mycket eller att ringa och diskutera med oss.
Exempel på väsentliga ändringar.
- Nya inköpsrutiner för biobränslen, drivmedel eller råvaror som inte tidigare hanterats i kontrollsystemet.
- Nya/gamla bränslen som inte omnämnts i hållbarhetsbeskedet (även om KN-numret angivits för ett annat bränsle).
- Nya anläggningar / leverantörer som kan påverka växthusgasberäkningarna och som inte hanteras av kontrollsystemet.
- Nya bränslen som hanterar markkriterierna annorlunda än vad kontrollsystemet tidigare beskrivit.
- Uppdelning av bolaget / fusionering som gör att kontrollsystemet ska splittras eller sammanfogas.
- Nytt bolagsnamn eller organisationsnummer.
Exempel på ändringar som inte är väsentliga:
- Ansvarsfördelningen behöver uppdateras p.g.a. omsättning av personal.
- Ni har valt att byta namn på era filer/arkiveringsplatser.
- Klarspråksändringar och referenser till interna rutiner som gör att ni lättare kan efterleva kontrollsystemet.
- Byte av tid på år då ni utför internt arbete såsom stickprovskontroll, interna granskningar etc.
Krävs en oberoende granskning när jag anmäler en väsentlig ändring?
Vissa ändringar kan även kräva att det ses över av en oberoende granskare, detta fastställs dock från fall till fall. Här några exempel på när det är vanligt att en väsentlig ändring kräver en oberoende granskning:
- Nya typer av bränslen t.ex. om ni tidigare hanterat flytande och nu ska hantera fasta biobränslen.
- Om ändringen medför att bränslet omfattas av GHG-krav men kontrollsystemet har inte hanterat detta tidigare.
- Om ändringen medför att ni behöver säkerställa markkriterierna på ett annat sätt än visa på att det är svensk skogsbiomassa och om ni inte har gjort detta tidigare.
Jag köper endast från leverantörer med hållbarhetsbesked/frivilligt certifieringssystem – vad ska jag tänka på?
Med frivilligt certifieringssystem avser vi i denna fråga ett av de godkända certifieringssystemen av EU kommissionen, se mer om detta under vår webbsida om hjälpmedel. Observera att certifieringen måste vara godkänd för det uppdaterade förnybartdirektivet, ofta omskrivet som REDII. Flera av de frivilliga certifieringssystemen har olika sorters certifieringar och alla avser inte uppfyllande av det uppdaterade förnybartdirektivet.
Under förutsättning att hållbarhetsbesked/certifieringen som leverantören innehar omfattar samtliga produktionskedjor och bränslen du söker hållbarhetsbesked för kan du ha ett mindre omfattande kontrollsystem. Detta eftersom kontrollsystemet inte behöver kontrollera hållbarhet och spårbarhet längre tillbaka i produktionskedjan än till leverantören, som innehar hållbarhetsbesked eller är certifierad enligt ett frivilligt system.
Vilka krav gäller för rapporteringsskyldiga som endast köper biobränsle av leverantörer som har ett giltigt hållbarhetsbesked eller som är certifierade enligt ett av de frivilliga systemen som godkänts av EU-kommissionen?
Under förutsättning att hållbarhetsbesked/certifiering som leverantören innehar omfattar hållbarhetslagens samtliga bestämmelser kan den rapporteringsskyldige ha ett mindre omfattande kontrollsystem. Detta eftersom kontrollsystemet inte behöver kontrollera hållbarhet och spårbarhet längre tillbaka i produktionskedjan än till leverantören, som innehar hållbarhetsbesked eller är certifierad enligt ett frivilligt system.
De viktigaste delarna för denna typ av kontrollsystem blir därmed att se till att:
- hållbart biobränsle endast köps in från leverantörer som innehar giltiga hållbarhetsbesked eller är certifierade enligt ett frivilligt system. Observera att certifieringen måste vara godkänd för det uppdaterade förnybartdirektivet, ofta omskrivet som REDII. Flera av de frivilliga certifieringssystemen har olika sorters certifieringar och alla avser inte uppfyllande av det uppdaterade förnybartdirektivet.
- det finns spårbarhet till leverantörerna för samtliga volymer som hanteras. Ett massbalanssystem som visar att de mängder som förbrukas eller säljs som hållbara också har tagits in i systemet som hållbara.
- hållbarhetsegenskaper om varje parti biobränsle (som uppgifter om råvaran, ursprung, växthusgasminskning osv.) erhålls från leverantören och kan rapporteras in till Energimyndigheten av den som är skyldig att lämna uppgifter.
I det fall företaget ändrar sina rutiner i kontrollsystemet för att även omfatta köp av bränsle från leverantörer som inte innehar ett hållbarhetsbesked innebär detta en väsentlig ändring av kontrollsystemet och ska anmälas till Energimyndigheten.
Den rapporteringsskyldige måste i samtliga fall ansöka om hållbarhetsbesked via formulär som finns på Energimyndighetens hemsida.
Om mitt företag har ett hållbarhetsbesked för en anläggning eller ett bränsleslag, och en ytterligare anläggning eller ett ytterligare bränsleslag nu omfattas av krav på hållbarhetsbesked, vad behöver granskas av oberoende granskare?
I det fall den första anläggningens hållbarhetsbesked omfattar exempelvis enbart flytande biobränsle och en andra anläggning hanterar fasta eller gasformiga biobränslen, så behöver endast de nya delarna i kontrollsystemet granskas. Skulle den första anläggningens kontrollsystem utökas att även omfatta fasta och eller gasformiga biobränslen kommer den nya delen av kontrollsystem också behöva granskas av en oberoende granskare. Det finns inga hinder mot att ha ett och samma kontrollsystem för samtliga anläggningar så länge man kan särskilja partier om respektive anläggning träffas av olika kriterier.
Kan jag köpa FSC- eller PEFC-certifierade bränslen och komplettera med växthusgasminskningskravet via en komplettering från en tredjepartsrevision eller via en beskrivning i kontrollsystemet?
FSC och PEFC ingår inte ännu bland de frivilliga certifieringssystem som bedöms tillräckliga för att uppfylla hållbarhetskriterierna. FSC-bränslet må mycket väl uppfylla markkriterier som bränsle men ett FSC- eller PEFC-certifikat är i dagsläget inte tillräckligt för att uppvisa att markkriterier är uppfyllda. Om råvaror/bränslen omfattas av markkriterier behöver dessa uppgifter kunna visas. Därmed behöver ett komplett kontrollsystem implementeras.
Ska jag granska leverantörer som ej har hållbarhetsbesked, eller räcker det med att utföra stickprov?
Innehavaren av hållbarhetsbesked, det vill säga du, ska verifiera att de biobränslen och biodrivmedel som används är hållbara. Det kan göras genom överenskommelser i värdekedjan, stickprov, kontroller med mera, för att säkerställa att kraven uppfylls. Bedömningen av behovet på frekvensen för kontroll och/eller stickprov bör vara baserad på en riskbedömning, och bör vara slumpmässiga. Urvalet av storleken på stickprov bör baseras på en bedömning av de risker som föreligger och bör vara slumpmässig och kunna motiveras.
Oavsett vem som utför stickprovet, ska urval och rutiner för hur stickprovkontrolleras dokumenteras i kontrollsystemet.
Om du köper av en leverantör med hållbarhetsbesked, behöver ni enbart kontrollera att de har giltigt hållbarhetsbesked, vilket förenklar hanteringen inom ert kontrollsystem.
