Du ska leda ett projekt. Men vad ska du tänka på innan startskottet går? Projektkonsulten Kent Eliasson träffar projektledarna Ulla-Karin Enbom och Staffan Molin på en scen för att diskutera vilka förutsättningar som behövs för ett lyckat projekt.
Ett projekt har en början och ett slut. Det äger alltid rum inom en begränsad tid. Det ska också alltid finnas ett väldefinierat och mätbart mål. Organisationen måste också veta vad syftet med projektet är. Dessutom måste det finnas tillräckligt med resurser och en tydlig ansvarsfördelning. Det är grundförutsättningar för att man ska lyckas med ett projekt.
Det fastslår Kent Eliasson, som har mångårig erfarenhet av att utveckla företag och ge stöd åt projektledare. Han menar att dessa faktorer många gånger förbises.
- Det händer att många missar att lägga grunden för projektet. För att projektet ska lyckas måste alla inblandade ha samma målbild.
Projektledaren måste även göra en inledande riskanalys. Hur stor är risken att något går snett?
Det är väldigt viktigt att ha tidsaspekten klar för sig.
- I ett projekt vill alla uppnå målet så snabbt möjligt. Prioritera redan från början vad som är viktigast. Det gäller även att ringa in ansvarsområden. Vem ska vara ansvarig för vad? Annars kan det komma en hel del surt efteråt, säger Kent Eliasson.
Så inte hos Ulla-Karin Enbom, som har varit projektledare för en undersökning och utrett möjligheterna att starta fabriker för att producera etanol, biogas eller andra biologiska drivmedel i Dalarna och Gävleborg. Projektet har fallit väl ut och det har visat sig finnas goda förutsättningar för att starta en etanolfabrik eller biogasanläggning.
Efter sitt anförande får hon en fråga av Kent Eliasson om vad hon tycker är viktigt att tänka på när man driver ett projekt.
- Man måste veta hur man planerar, lägger upp, driver och följer upp ett projekt. Men att kunna motivera och engagera medlemmarna i projektgruppen är minst lika viktigt. Därför tog jag mig god tid att träffa personerna en och en och förklara projektets syfte och mål. Sedan såg jag till att inte alltid ha så strikta möten. Att låta diskussionerna flöda, men att se till att alla kommer till tals är viktigt.
Hon var också noga med att ta tillvara alla kompetenser.
- Se över vilka kompetenser som finns i gruppen – saknas någon så uppskatta vilka kompetenser du behöver ta in utifrån, säger Ulla-Karin Enbom.
Staffan Molin presenterar projektet SESAC som leds av Växjö kommun och syftar till att effektivisera energiförbrukningen och minska beroendet av fossila bränslen i regionen. Projektet är en del av ett pågående EU-projekt som är en del av EU-kommissionens Concertoprogram. Han har inte varit inblandad i projektet men han har goda erfarenheter av projektledning.
- Mitt intryck är att det är ett mycket lyckat projekt. I ett så här stort projekt har det ställts särskilda krav på samverkan - att se till att rätt saker blir gjorda och kommunicera, styra, delegera, följa upp och rapportera till beställaren.
Kent Eliasson avslutar diskussionen med att belysa hur viktigt det är att knyta ihop säcken.
- Mot slutet av ett projekt är det lätt att tappa fart. Medlemmarna är på väg in i nya projekt och det mesta av jobbet är gjort. Du kanske känner att du är trött på projektet – visa det inte utåt. Det är viktigt med ett bra avslut. Fråga sedan er själva om ni nått målen. Har ni hållit tiden? Har samarbetet fungerat? Hur har du som projektledare har fungerat? Sammanställ en slutrapport, lär av erfarenheterna och njut av att projektet är genomfört, säger han.
Text: Håkan Årblom
