Ansökan och fördelning av ekonomiskt stöd
1. Vi vill söka stöd, hur gör vi?
Stödet söks hos Energimyndigheten. Ansökan görs via Energimyndighetens internettjänst e-kanalen. Det finns även en manual som beskriver hur du söker stödet via e-kanalen. Ansökan ska omfatta hela perioden fram till 2014-12-31 och är förknippat med vissa åtaganden, se avsnitt Åtaganden för kommuner och landsting.
2. Kan vi söka stödet när som helst?
Ja, stödet går att söka när som helst under perioden 2010-2014. Om ansökan om stöd kommer in efter den 30 juni, betalas dock endast halva stödbeloppet för innevarande år ut. Ett beslut om utbetalning av stöd fattas för hela perioden fram till och med 2014-12-31 och stödet betalas ut årligen i förskott. Det går inte att söka stöd för åren före det år man söker.
3. Kan stödet ta slut?
Nej, stödet räcker till alla kommuner och landsting.
4. Hur fördelas stödet mellan kommuner och landsting?
Stödet storlek beror på hur många invånare kommunen eller länet har, detta anges i förordningen, 2009:1533. Det lägsta beloppet är 280 000 kr per år.
5. Kan flera kommuner/landsting söka tillsammans?
Nej, varje kommun/landsting söker sitt eget stöd och gör egna åtaganden. Vill kommunen/landstinget samarbeta med andra kommuner/landsting under själva arbetet så går det bra. Förutsättningar för detta sätts i så fall av samarbetsparterna själva.
6. Krävs ett politiskt beslut för att kunna söka stödet?
Nej, det finns inget krav på att ett politiskt beslut för att söka energieffektiviseringsstödet. Det är dock viktigt att beslutet är väl förankrat inom kommunen/landstinget för att arbetet ska fungera.
7. Vad behöver vi göra för att söka stödet?
Det som behövs är att ni söker stödet via e-kanalen, där ni bland annat lämnar uppgifter om vem som är projektledare och en kort sammanfattning. När ni har skickat in ansökan kommer ni att få en ärendebekräftelse som ska skrivas under av projektledaren samt firmatecknaren för kommunen/landstinget. Den underskrivna ärendebekräftelse ska skickas tillbaka till Energimyndigheten tillsammans med en delegationsordning som visar att det är kommunens/landstingets firmatecknare som har skrivit under.
8. Kan någon annan än kommuner och landsting söka stödet?
Nej, stödet kan bara sökas av kommuner och landsting. Inte heller kommunala bolag kan söka stödet.
9. Hur lång tid tar det från det att vi har sökt tills att vi får pengarna?
Vi handlägger ärendena så fort som möjligt. Handläggningstiden beror mycket på ansökans kvalitet. Önskar ni en snabb handläggning så se till att ni lämnat in alla uppgifter vi efterfrågat och framförallt att ni skickat in delegationsordning eller likande som visar vem som är kommunens firmatecknare. Innan vi fått in det kan vi inte handlägga ärendet.
10. Får vi under det första året bara använda stödet för att ta fram en strategi för energieffektivisering?
Nej, om kommunen/landstinget har en nyligen antagen strategi kan det räcka med att ni uppdaterar den. Kommunen/landstinget kan då använda stödet till arbete för att genomföra åtgärderna i strategin, redan under det första året.
11. Måste vi ange hur mycket det kommer att kosta att ta fram strategin i ansökan?
Nej, hur ni har använt stödet kommer ni att få redovisa i den årliga rapporteringen, som sker i mars varje år.
12. Vad menas med att till ansökan ska bifogas fullmakt och övriga behörighetshandlingar?
När ni skickat in er ansökan via E-kanalen kommer vi att skicka en ärendebekräftelse via post. Den ska skrivas under av projektledaren och behörig firmatecknare för kommunen/landstinget. När ni skickar tillbaka ärendebekräftelsen så ska ni skicka med delegationsordning eller liknande som visar vem som är firmatecknare för kommunen/landstinget, så att vi kan kontrollera att det verkligen är behörig firmatecknare som har skrivit under bekräftelsen. Det är detta som vi menar.
13. Vår organisation för stödet är inte helt klar än, kan vi byta projektägare när organisationen är klar?
Ja, kom ihåg att meddela oss om bytet.
14. Hur får tjänsten för stödet organiseras?
Ni väljer själva hur ni vill organisera stödet. Det finns många olika möjligheter; ni kan anställa, omfördela arbetsuppgifter hos befintlig personal, ta in en konsult, samverka med andra kommuner/landsting eller en blandning av alternativen.
16. Kan vi exkludera våra kommunala bolag i vår ansökan?
Nej, ansökan, strategin för energieffektivisering samt målen ska omfatta hela den kommunala organisationen inklusive hel- och majoritetsägda bolag. En åtgärd inom stödet skulle kunna vara att ställa energi- och klimatkrav i ägardirektiven till era bolag.
Åtaganden för kommuner och landsting
17. Vad åtar vi oss sig som kommun/landsting när vi söker stödet?
Ni åtar sig följande:
- att fastställa en strategi för energieffektivisering. Strategin ska omfatta en nulägesanalys och innehålla mål för den energieffektivisering kommunen eller landstinget avser att uppnå till och med år 2014 och år 2020. Strategin ska även innehålla en handlingsplan för arbetet med energieffektivisering. Mer detaljer kring strategin regleras i föreskrifter och allmänna råd STEMFS 2010:1.
- att aktivt arbeta för att genomföra strategin, och
- att genomföra minst två av de åtgärder som framgår av förordningen (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter.
18. Vad får stödet användas för?
Stödet får användas för kommunens eller landstingets strategiska arbete med energieffektivisering i den egna verksamheten. Detta innebär att kommunen kan finansiera en egen tjänst eller köpa konsulttjänster för strategiskt arbete som syftar till att uppfylla de åtaganden gjorts inom t.ex. fastighets- och transportområdet eller andra områden som strategin omfattar. Stödet får användas under första året för att arbeta fram en strategi (nulägesanalys, mål och handlingsplan med åtgärder) och för efterföljande år för att aktivt arbeta för att uppfylla strategin. Observera att stödet inte får användas till investeringar.
19. Får kommunen eller landstingen stöd för att ta fram en strategi?
Ja. Om kommunen/landstinget söker stöd före 30/6 ska strategin redovisas 31/3 nästkommande år, om kommunen/landstinget söker stöd efter 30/6 ska strategin redovisas 30/9 nästkommande år. Under tiden, från ansökan till datum för redovisning, kan stödet användas för att arbeta fram strategin.
20. Får stöd användas till kartläggning och nulägesanalys?
Ja, detta ingår i strategin och samma villkor gäller som i föregående fråga.
21. Vilka åtgärder är det kommunen och landtingen ska arbeta med?
Varje organisation väljer sina egna åtgärder inom områdena fastigheter och transporter samt eventuellt övriga områden som passar organisationen. Ett krav är dock att välja minst 2 av de 6 åtgärder som anges i Förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter.
22. Vad innebär åtgärderna enligt Förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter?
Åtgärderna har beslutats av EU och gäller för all offentlig sektor; kommuner, landsting och myndigheter. Kommunen och landstingen kan välja mellan följande sex åtgärder och ska arbeta med minst två av dem:
- utnyttja finansieringsinstrument för energibesparing,
- köpa in utrustning från energieffektiva produktspecifikationer
- köpa in utrustning med effektiv energianvändning i alla lägen, även i viloläge
- byta ut eller modifiera befintlig utrustning med den utrustning som avses i 2 och 3,
- utnyttja energibesiktningar och genomföra rekommendationerna i dessa
- köpa in eller hyra energieffektiva byggnader eller vidta åtgärder för att göra byggnader mer energieffektiva.
Energimyndigheten har tagit fram riktlinjer för tolkning av åtgärderna.
23. Får stödet användas till upprättande av energideklarationer?
Nej, stödet får inte användas för upprättandet av energideklarationer enligt lagen (2006:985) om energideklaration för byggnader.
24. Kan energieffektiviseringsbidraget användas till att betala delar av EPC som projektutveckling, utbildning av driftpersonal och utvärdering?
Ja, de delar som faller in under stödets ramar.
25. Är utredning/förstudie avseende vindkraft en stödberättigad åtgärd?
Ja, det är ok att använda pengarna till arbete med vindkraft, men kommunen/landstinget måste även jobba med fastigheter och transporter.
26. Är det möjligt att söka bidrag för åtgärder som vårt kommunala bostadsbolag avser genomföra?
Ja, men det är viktigt att vara medveten om att strategin för energieffektivisering ska omfatta både den kommunala organisationen och de hel- och majoritetsägda bolagen. Målen i strategin ska sättas upp för både transporter och fastigheter, så det är viktigt att åtgärder görs inom båda områdena för att uppnå målen.
27. Vad innebär det att arbeta med systemperspektiv i den egna verksamheten?
Det innebär att kommunen/landstinget kan arbeta med ett brett perspektiv vad gäller energieffektivisering, inte bara slutanvändning utan även tillförsel av energi. Att arbeta med tillförsel kan innebära att t.ex. köpa specificerad el eller värme eller att producera egen förnybar energi. Att arbeta med ett systemperspektiv kan också innebära att arbeta med frågor som ligger utanför den egna verksamheten, frågor som kommunen eller landstingen kan styra över genom de beslut de fattar och som i sin tur påverkar energianvändningen i samhället, exempelvis genom samhällsplanering.
28. Strategin ska gälla både den kommunala organisationen och dess bolag, ska åtgärderna också gälla hela kommunorganisationen?
Nej, åtgärderna behöver inte genomföras i hela organisationen utan en bedömning görs i och med nulägesanalysen i strategin för energieffektivisering var åtgärderna gör störst nytta.
Omfattning av strategi
29. Vilken verksamhet ska strategin för energieffektivisering omfatta?
Strategin ska omfatta kommunen eller landstingets förvaltning samt hel- och majoritetsägda bolag. Delägda bolag kan omfattas om det passar organisationen. Detta betyder inte att åtgärder måste genomföras i alla förvaltningar och bolag, men alla ska omfattas av strategin och t.ex. nulägesanalysen. Stiftelser omfattas inte av strategin eller åtgärderna.
Vidare ska strategin minst omfatta kommunens/landstingets egna fastigheter och transporter. Det finns dock inget hinder från att sätta mål för fler områden.
30. Vilka målår och basår ska omfattas?
Den nulägesanalys som ska genomföras i samband med framtagandet av strategin för energieffektivisering ska ha basåret året innan ansökan om stöd inkommer till Energimyndigheten. Detta innebär att de som ansöker om stöd under 2010 ska använda 2009 som basår.
Mål ska sättas som procent och som MWh till år 2014 och 2020. Detta gäller oavsett vilket år kommunen ansöker om stöd. Målen ska gälla både fastigheter och transporter.
Respektive kommun och landsting kan i sitt beslut från Energimyndigheten utläsa vilka basår och målår som är aktuella för dem.
31. Vi har redan en energi-/klimatstrategi men med ett annat basår och med andra målår, vad gör vi då?
Om en organisation redan har en strategi som omfattar energieffektivisering har de kommit en bra bit på väg. Strategin måste dock anpassas för att passa de krav som ställs av förordningen och föreskriften. Energieffektiviseringsstödet är en del i det 5-åriga nationella programmet för energieffektivisering som regeringen beslutat om, därför sträcker sig stödet mellan 2010 och 2014 och mål ska sättas t.o.m. 2014. Ett lokalt/regional mål ska även sättas för att uppfylla de nationella målen som regeringen och riksdag har fastställt, därför är även 2020 ett målår som ska ingå i strategin.
32. Vi har nyligen antagit en energi- och klimatstrategi, kan vi då göra ett tillägg till strategin för att uppfylla kraven för stödet som vi sedan väver in i strategin i samband med nästa revidering?
Ja, det går bra.
33. I Riktlinjer för statligt stöd till energieffektivisering för kommuner och landsting står under punkt 2 ”Köpa in utrustning”, hur ska det tolkas med tanke på att stödet inte får användas till investeringar?
Tanken med åtgärden är att inom ramen för stödet arbeta med planeringen inför ett inköp, det vill säga själva inköpsförfarandet och att ställa krav vid upphandlingen.
34. När kommunen har energideklarerat sina byggnader har en rad åtgärder föreslagits. Kan stödet användas till att projektera och planera för genomförande av åtgärderna?
Ja, det är helt i linje med åtgärd nummer 5 i Förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter att utnyttja energibesiktningar och genomföra rekommendationerna i dessa.
35. Måste strategin för energieffektivisering antas av kommunfullmäktige/landstings¬fullmäktige?
Nej, det är inget krav att strategin är antagen av kommunfullmäktige/landstings¬fullmäktige. I de allmänna råden till Statens energimyndighets föreskrifter om statligt stöd till energieffektivisering står det (4§, Ansökan om stöd) att beslut om ansökan om stöd samt fastställande av strategi för energieffektivisering bör fattas av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige.
36. Innebär "för att aktivt arbeta" att kommunen/landstinget under de efterföljande åren kan nyttja stödet till direkta kostnader för att genomföra åtgärder avseende att t.ex. byta ut eller modifiera befintlig utrustning med den utrustning som avses i 2 och 3 eller gäller det även fortsatt enbart planerings- och konsulttjänster kopplade till att genomföra/uppfylla strategin?
Nej, stödet får inte användas till några typer av investeringar. Det som stödet får användas till även i genomförandefasen är planeringen av åtgärder ev. via konsulttjänster.
37. Kan kommunen/landstinget inkludera de kommunala busstransporterna?
Ja, det ska kommunen och landstinget göra.
38. Vad är skillnaden mellan en strategi och en plan?
Det finns flera olika tolkningar kring vad som är en strategi respektive plan. Med strategi menar vi i detta fall ett dokument som innefattar nulägesanalys, mål och handlingsplan.
39. Om kommunen äger en del stora industrilokaler som hyrs ut till företag som står för hela energikostnaden, ska denna yta ingå i nulägesanalysen?
Ursprungspunkten är att alla ytor och energikostnaderna för dessa ska redovisas. I de fall det inte går att få fram energikostnaderna ska även ytorna exkluderas, för att det inte ska bli missvisande. Det viktigaste är att ni räkna på samma sätt år från år så att ni kan jämföra resultaten.
40. Ska de lokalytor som härrör till VA-verksamheten redovisas?
Ja, de ska också redovisas.
41. När det gäller uppgifter om transporter, vilka avgränsningar ska tillämpas?
Kollektivtrafik och personbilar ska redovisas i årsredovisningen. Skolskjutsar, arbetsfordon m.fl. är alltså undantagna.
42. Kan vi välja ut exempelvis 5 fastigheter i kommunens fastighetsbestånd att arbeta med långsiktigt och på flera områden under projektet?
Ja, det kan ni göra under förutsättning att ni i er strategi för energieffektivisering har med hela den kommunala organisationen och att ni kunnat konstatera att detta är ett effektivt sätt att arbeta på.
Rapportering och uppföljning
43. Hur sker rapportering och uppföljning?
All uppföljning och rapportering sker genom att varje kommun eller landsting som beviljats stöd årligen rapporterar vissa uppgifter till Energimyndigheten via e-kanalen, som ni använde när ni sökte stödet. Rapporterade uppgifter kommer att användas för att beräkna effekter av genomförda åtgärder. Vid myndighetens uppföljning och utvärdering kommer de omständigheter som har betydelse för beräkningen av effekter att beaktas, exempelvis att en förändring av energiläget kan bero på en kommuns eller landstings tillväxtförhållanden. Uppgifter i nulägesanalysen kommer att rapporteras kvantitativt i förutbestämda fält.
44. När ska rapportering vara Energimyndigheten tillhanda?
Rapporteringen ska ske senast den 31 mars året efter ansökan om den skickats in till Energimyndigheten under perioden januari – juni. T.ex. ska en kommun som ansökt om stöd i mars 2010 redovisa uppgifterna den 31 mars 2011.
För de som ansöker om stöd andra halvan av året ska rapportering ha inkommit till Energimyndigheten senast den 30 september året efter att ansökan skickats in . Om ett landsting ansöker om stöd i september 2010 redovisas alltså strategin den 30 september 2011. De organisationer som ansöker om stöd tidigt på året får alltså längre tid tillgodo för att arbeta med att ta fram strategin.
För de efterföljande åren sker en rapportering varje år den 31 mars. Det gäller oavsett när på året ansökan lämnats in. Den första rapporteringen av uppgifter, utöver strategin, skickas t.ex. in till Energimyndigheten första gången den 31 mars 2012 för de som ansökt om stöd under 2010.
Varje kommun och landsting kan i sitt beslut om stöd läsa när deras rapporteringar ska vara inkomna till Energimyndigheten.
45. Vad ska följas upp och rapporteras?
Kommuner och landsting som har beviljats stöd ska året efter ansökan och beslut om stöd rapportera:
- sin fastställda strategi för energieffektivisering
- hur stödet har använts under det första året och
- de åtgärder enligt förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter som avses genomföras.
De uppgifter som är obligatoriska att redovisa, både som nuläge och som årlig uppföljning, anges i Energimyndighetens föreskrifter STEMFS 2010:1 7§ 1-3. Utöver dessa kan kommunen/landstinget även välja att redovisa fler uppgifter, dessa anges som allmänna råd.
46. Vad händer om vi inte följer upp och rapporterar vårt arbete?
Energimyndigheten får besluta om att inte längre betala ut stöd om mottagaren av stödet inte följer upp och rapporterar sitt arbete.
47. Vad händer om inte strategin för energieffektivisering skickas in i tid?
Se svar på föregående fråga.
48. Hur ska kostnader för stödberättigade åtgärder redovisas?
I den årliga rapporteringen redovisar ni hur stödet har använts fördelat på löner, konsultkostnader, information, utbildning och övrigt. Övriga kostnader ska redovisas specifikt. Om Energimyndigheten så begär ska kostnaderna kunna styrkas.
49. Kan ev. icke utnyttjat stöd för innevarande år flyttas över till ett kommande år med mer omfattande insatser?
Nej, stödet gäller för respektive år. Det belopp som ni inte har använt kommer att dras från nästa års utbetalning. Om sista årets pengar inte används kommer kommunen/landstinget att få betala tillbaka kvarvarande del till Energimyndigheten.
50. Vad händer om kommunen inte uppfyller målen som satts upp i strategin för energieffektivisering?
Vi kommer i dessa fall föra en dialog med kommunen för att ta reda på orsaken till detta. Det viktiga är att vi kan se att kommunen har arbetat aktivt för att nå målen. Det ska inte vara så att kommunerna sätter låga mål för att vara säkra på att nå dem.
51. Inför rapporteringen till den 31/3 2011 ska bland annat en nulägesanalys baserad på 2009 års förbrukningar presenteras. Innebär detta att vi till den 31/3 2011 skall presentera nulägesanalys baserad på 2009 samt en årlig redovisning av förbrukningar m.m. för 2010?
Nej, 2010 års siffror kommer de kommuner/landsting som sökt under 2009 inte att behöva rapportera in alls.
52. Vad händer efter att strategin är inrapporterad? Vad ska pengarna användas till sedan?
När strategin är antagen och inrapporterad börjar det stora arbetet med att genomföra de åtgärder som ni har beskrivit i er strategi för att nå era mål. Två av de åtgärder som genomförs måste vara av sex åtgärder som beskrivs i Förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter.
Information och råd samt Energimyndighetens roll
53. Vad är Energimyndighetens roll i arbetet?
Energimyndigheten hanterar beslut, utbetalningar och uppföljning av stödet. Energimyndigheten kommer också att ge råd och information om energieffektivisering till de kommuner och landsting som beviljas stöd.
54. Varför har samordningen av stödet hamnat på länsstyrelserna och inte på energikontoren som har samordningen av energi- och klimatrådgivarna?
Länsstyrelserna får bidrag från Energimyndigheten för det regionala energi- och klimatstrategierna. Stödet är en del i regeringens energieffektiviseringsprogram och har alltså samma ursprung som energieffektiviseringsstödet. Syftet med bidraget är att stödja länsstyrelsernas arbete med strategisk samordning, vidareutveckling och genomförande av de regionala energi- och klimatstrategierna.
55. Hur påverkas energiplanen av den nya förordningen om energieffektivisering för kommuner?
Kommunen väljer själv om de vill ha en särskild energiplan som uppfyller kraven enligt lagen om kommunal energiplanering eller om de vill slå samman den med strategi för energieffektivisering som ska finnas enligt stödet för energieffektivisering.
