ICA Maxi Helsingborg effektiviserar med lean-metodik

Sedan ICA Maxi i Helsingborg började arbeta enligt lean-metodik år 2014 har man sett tydliga resultat på minskat slöseri av resurser. Bland annat har butiken minskat sina lagerytor med närmare 80 procent och minskat sitt svinn med 4–5 miljoner kr/år. Idag är siktet inställt på målet att energieffektivisera med 30 procent till år 2020. En viktig lärdom har varit att involvera medarbetarna för att identifiera vilka delar av verksamheten som kan förbättras.

Magnus Carlsson är butikschef på ICA Maxi i Helsingborg. År 2014 valde han att introducera och börja jobba enligt lean för att få bukt med butikens problem. På den tiden var lagret konstant fullt även när butiken hade fyllts med varor. Målet med lean-arbetet blev till en början att få ner storleken på lagret och bättre ordning, även ute i butiken. Genom bättre lagerhållning fick man mer kontroll över verksamheten, som i sin tur har minskat butikens svinn med 4–5 miljoner kr/år.

Arbetet har genom åren fått stor betydelse för företagets utveckling och är idag en del av butikens vardag. Medarbetarnas bidrag av förbättringsförslag är av största vikt för att skapa ett effektivare flöde i verksamheten.

Lean enligt ICA Maxi – ledande butiksdrift

Lean är en metod för verksamhetsutveckling och styrning som används främst i tillverkning- och fordonsindustrin men som med justeringar även kan tillämpas i många andra verksamheter. ICA Maxi i Helsingborg använder en version som kallas ledande butiksdrift. Konceptet har tagits fram centralt inom ICA och är en form av lean som anpassats för livsmedelsbutikens verksamhet. Övergripande handlar det om att se och åtgärda avvikelser direkt. Magnus väljer att se avvikelser som något positivt eftersom det betyder att man kan åtgärda ett problem och därmed förbättra verksamheten. När butiken arbetar med avvikelser försöker man hitta orsaken bakom problemet. Tidigare kunde det bara konstateras att det fanns problem, men det fanns ingen som tog tag och jobbade aktivt med att åtgärda dem.     

Han började med att introducera metodiken till sin personal med hjälp av en lean-konsult. Försäljningschef, kassachef, sälj- och kassaledare och några handplockade butikssäljare fick en mer djupgående utbildning på totalt 16 timmar. Resterande medarbetare fick en kortare grundutbildning och efter ca 18 månader gjordes ytterligare ett utbildningstillfälle för både chefer och medarbetare. Dels som en påminnelse men också för att introducera nyanställda.

Idag arbetar butikens ledningsgrupp kontinuerligt med lean och följer upp sina handlingsplaner. Magnus menar att lean-arbetet inte är ett projekt utan ett sätt att arbeta på. Lean handlar om att göra bättre ifrån oss idag än vad vi gjorde igår. Det handlar om att hela tiden förbättra.

Att effektivisera med nyckeltal

Butiken har tagit fram nyckeltal inom områdena kund, medarbetare, process och resultat. För varje nyckeltal har det sedan formulerats ett mål. Avdelningarna mäter varje nyckeltal dagligen och arbetar kontinuerligt för att nå de uppsatta målen. 

Ett nyckeltal var tiden personal lade på hanteringen av inkomna varor. Målet var att korta ner tiden på att plocka upp varor. Personalen utvärderade fem olika sätt att plocka varor på från lager till hylla och hittade det mest tidseffektiva sättet. Effekten av åtgärden blev att de sparade tid på att plocka varor, minskad risk för ”hål i hyllan” och tids nog minskade även lagret och lagerytan.

Ett annat viktigt nyckeltal var tiden det tog för kassapersonal att få hjälp från sitt första samtal. För att förbättra värdet på nyckeltalet valde man att prioritera alla inkommande samtal från kassapersonal högt. Effekten av den högre prioriteringen resulterade i minskad irritation för både kassapersonal och kunder.

Uppföljningen av nyckeltal är ett levande arbete. När butiken har arbetat med ett nyckeltal och nått de uppsatta målen byter man ut nyckeltalen med tillhörande mål. De nyckeltal som är extra viktiga för butiken fortsätter man dock att mäta även efter att målen uppnåtts.

- Det viktigaste är att börja med att sätta upp mål och formulera lämpliga nyckeltal, säger Magnus. Följ sedan upp nyckeltalen regelbundet och gör åtgärder vartefter så att verksamheten hela tiden går i riktning mot måltalen.

Förbättringsarbete på morgonmöten

Även om det fanns förbättringsförslag bland medarbetarna redan innan lean, fanns det inte något strukturerat arbetssätt för att fånga upp alla förslag. Idag använder sig ICA Maxi av morgonmöten med fokus på avvikelser och förbättringar. Butikens olika avdelningar genomför separata morgonmöten. Under respektive avdelnings morgonmöten tar man upp de inkomna förbättringsförslagen. Då använder man sig av små enkla gula lappar för att skicka in förbättringsförslag. Om det är möjligt hanteras förslagen direkt. Om ett förslag är kostsamt eller av mer komplex karaktär diskuteras förbättringsförslaget istället under säljledarnas dagliga morgonmöten. De förbättringsförslag som inte heller kan hanteras av säljledarna går till ledningsgruppen som har möte en gång per månad.

Ständiga förbättringar utgör en viktig del av arbetet och handlar om att göra verksamheten bättre på längre sikt.

Betydelsen av engagerade medarbetare

Magnus berättar om betydelsen av engagerade medarbetare för att lean-arbetet ska hållas levande. Med lean har Magnus upptäckt vilken tillgång butikens medarbetare är. Alla de tusentals förbättringsförslag som man fått hade aldrig kommit in om man inte börjat arbeta med lean och strukturerad förbättringsverksamhet.

- Jag har 200 medarbetare, det är 200 oliktänkande personer, säger Magnus. Någon av dem kommer komma på något riktigt smart. Avdelningarnas morgonmöten blev ett naturligt sätt att fånga upp alla förbättringsförslag. 

Målet är 20 förbättringar i veckan och de följs upp dagligen. Med lean-metodiken går det att se hur allting hänger ihop i ett flöde. Det gör det också enklare att se och uppmärksamma i vilket område en förbättring behöver ske.

Det framtida energiarbetet

Magnus ser många likheter mellan lean-metodiken och sitt arbete med energieffektivisering. 

- Sättet att arbeta med uppföljning av energianvändning och åtgärder kopplat till energianvändning liknar det sätt butiken arbetar med lean inom andra områden, säger Magnus.

Än så länge är det enda direkta energirelaterade energinyckeltalet de följer upp verksamhetens totala energianvändning. Butiken har satt mål till år 2020 att effektivisera sin energianvändning med 30%. Magnus belyser vikten av att sätta upp mål för hur mycket energi man vill spara och sedan formulera åtgärder för hur målen kan nås. Sedan återstår arbetet med att följa upp och ständigt jämföra mot sina mål. Ser man att man börjar komma ur kurs är det viktigt att så tidigt som möjligt ändra, göra de justeringar som krävs och fortsätta styra mot målen. Han ser det som en möjlighet att sätta specifika nyckeltal för energieffektivisering.

Tydliga resultat

Magnus uppskattar att de med hjälp av lean-metodiken har minskat sina lagerytor med 70–80 procent. I dagsläget finns enbart några få pallar och lite överblivna varor som inte fått plats på hyllan i butik. Man har nu kunnat bygga mjölkkyl, ett restaurangkök, en fiskavdelning och hela butikens maskinrum på en plats som förut togs upp av lagervaror. Tack vare lean har butiken även minskat sitt svinn med 4–5 miljoner kronor per år.

Magnus menar att den största skillnaden är att förr konstaterade man bara ett problem medan de idag istället ser möjligheter att agera på problemen. Med bättre kontroll på lagret köper de heller inte in för mycket varor. När lastbilen kommer på kvällen fyller personalen på i hyllorna direkt på morgonen. Den nya ordningen på lagret skapade ett mer effektivt flöde i butiken, som i sin tur haft betydelse även för ekonomi och resultat.

Lean-arbetet har gett butiken helt nya rutiner och sätt att arbeta på. Butiken hade inte varit där den är idag utan ständiga förbättringar. Lean har varit ett verktyg för att strukturera upp och få bättre ordning i butiken och idag har ICA Maxi en helt annan koll på sin verksamhet.

- Lean har burit med sig enormt mycket positivt till den här butiken. Det är en helt annan butik framförallt på lagret och det är en mycket bättre butik mot kund, säger Magnus.