Vasakronan halverade sin energianvändning med modiga mål

Inspireras av hur Vasakronan lyckades halvera sin energianvändning genom snabba beslut, enkla LCC-kalkyler och engagerad ledning. Att låta medarbetarna bli företagets viktigaste ambassadörer visade sig bli en del av framgångssagan. Men än är inte förändringsresan slut.

År 2009 stod Vasakronans arbete med energieffektivisering stilla. Lennart Lifvenhjelm jobbade då som konsult mot SMF och stora företag och hade lång erfarenhet av att arbeta med energieffektivisering. För att bryta trenden handplockades han därför för att sjösätta Vasakronans strukturerade arbete med energifrågan. Som nyanställd energiexpert på Vasakronan fick han information om vilka energisystem och fastigheter de hade och frågan ”kan vi halvera vår energianvändning?” Svaret blev ett modigt ja från Lennart och förändringsprocessen var igång.

Utmanande energimål och engagerad ledning

Första delmålet blev att minska den totala energianvändningen med 3 procent under första året vilket (på den tiden) var ett mycket utmanande mål. Men redan efter tre år höjde de målet till 6 procent per år.

- När ett mål känns omöjligt att nå kan man inte fortsätta jobba med business as usual, menar Lennart. Det gjorde att många spärrar släppte och många nya idéer började strömma in.

Med ett till synes ouppnåeligt mål blev alla tvungna att tänka om och våga agera. Idéer från medarbetare i alla regioner kom in, alla med olika bakgrund och egna personligheter. Men det finns en stor utmaning i att många upplever förändring som något jobbigt. Lennart belyser vikten av att ledningen måste vara engagerad. För Vasakronans del blev det Lennart som energiexpert tillsammans med VD och teknikchefen som fick gå i främsta ledet på förändringsresan och därigenom få resten av organisationen med sig.

Var finns potentialen – och hur motiverar vi investeringar?

För att få koll på utgångsläget tycker Lennart tycker att man ska börja med frågan Hur mycket energi använder vi? Många företag genomför en energikartläggning, men risken är att resultatet förblir en skrivbordsprodukt. Genom att förstå sin energianvändning kan man identifiera vilka delar av verksamheten som har störst potential när det kommer till effektivisering. Väl där kan man börja titta på lämpliga åtgärder. Lennart menar att många företag dessvärre har fel fokus när de börjar med frågan Vad kostar ett ventilationsaggregat? Det som är av mer betydelse är svaret på frågan Hur mycket vi kan spara på ett byte?

- Vi är stora men ägs av AP-fonderna vilket betyder att inget vi gör får vara olönsamt och vi kan inte sprätta pengar hur som helst utan vi har enorma lönsamhetskrav, säger Lennart.

Enklaste sättet att få loss medel för åtgärder som kräver investering är att få ledningen att öronmärka en del av driftbudgeten för energiinvesteringar. För att motivera att avsätta medel till en viss investering krävs dock en lönsamhetskalkyl. På Vasakronan använder man sig av en enkel Life Cycle Cost-kalkyl (LCC-kalkyl), som alla som har en idé kan använda sig av. Med resultatet i handen behöver man sedan motivera investeringen, vilket ofta görs med ett tydligt besluts-PM för ledningen att ta ställning till. Även här har Vasakronan tagit fram en enkel mall som alla kan använda. Med ett beslut i handen gäller det att genomföra åtgärderna. Här går Lennart enligt devisen Just do it. Krångla inte till det utan fokusera på att skapa incitament till att göra saker. Vissa åtgärder har redan genomförts i liknande fastigheter med goda resultat.

– Då pratar inte om vad vi ska vi göra utan det här gör vi. Ibland handlar det dock om mer komplexa projekt.

Lennart belyser totalmetodiken och tar upp ett exempel om en fastighet i centrala Stockholm där många enskilda åtgärder krävdes såsom nya ventilationer, solceller, bergvärme, extraglas och tilläggsisolering. Här valde man att skapa ett totaltprojekt och baka ihop allt istället för att bara se till en enskild åtgärd. När du ser till hela beståndet kan du dubbla energieffektiviseringen vilket i sin tur skapar större genomslagskraft. En nackdel är man så sällan kan göra just detta, det kan bli stora problem om man måste stänga ner verksamhet i fastigheten. Om ett totalprojekt inskränker på hyresgästen har det hänt att Vasakronan istället valt att göra projektet i mindre omfattning.

Den dolda potentialen

För att se vilka fastigheter som drog mest el och värme började Lennart med att hantera rådata från el, värme, kyla och vatten. När han började gräva i orsakerna till de stora skillnaderna som fanns mellan liknande fastigheter visade de sig ofta bero på närvarande och icke närvarande drifttekniker. Det blev tydligt hur mycket som hänger på människan bakom maskinen och medarbetarens förutsättningar och engagemang.

Många företag känner igen sig i utmaningar som: det finns inte tid, annat måste prioriteras, det saknas befogenhet, det saknas pengar i budgeten eller att man inte når fram till ledning/närmaste chef/beslutsansvariga. Bristande kommunikation eller ovilja till förändring är andra stora utmaningar.

En viktig lärdom i förändringsprocessen har varit att förstå att det är människor vi har att göra med och att det är svårt att landa i ett annat sätt att jobba. Lennarts intention var redan från början att involvera medarbetarna och att energifrågan skulle bli en integrerad del av hela verksamheten. Men Lennart stod inför en vanlig utmaning; ingen hade tid att träffa honom. Det skulle visa sig att medarbetare höll sig onåbara för att de var osäkra på att inte duga eller att behöva få ta emot jobbig kritik. Därför krävs fingertoppskänsla och att kunna lyssna in och känna av. När medarbetare insåg att det inte fanns någon prestige började hjälpen efterfrågas. Genom att omvända värsta skeptikerna får man ofta de starkaste interna ambassadörerna.

- Börja med att fråga om deras utmaningar, hur jobbar de med problemen idag? Hitta likheter. Få det till ett forum för dialog istället för att komma med kritik. Klär man av problemen kommer man oftast fram till att medarbetarna själva sitter på lösningarna, berättar Lennart. Framgången idag är att vi har personal som jobbar med varandra, hjälper och lär av varandra. Man måste kunna anpassa sig till alla typer av människor för att de ska växa i sig själva.

Resultat

Alla åtgärder i Vasakronans förändringsprocess resulterade efter sex år i att man lyckades med det omöjliga: halvera verksamhetens energianvändning, samtidigt som man förbättrade kundnöjdheten. Lennart berättar om hur man engagerat sina hyresgäster i energiarbetet genom att exempelvis ta fram ett grönt hyresavtal. Man har även informerat och bjudit in dem till huvudkontoret med frågor som ”Vad påverkar inneklimatet och vad kan vi göra åt det?” Att se över hur lokalerna används är ytterligare ett sätt.

– Genom att exempelvis se över hur kontor används kan vi visa på att man skulle kunna minska med 40 kvm eller på annat sätt optimera lokalanvändningen, säger Lennart.

Lärdomar och framgångsfaktorerna

Det måste vara lätt att göra rätt! Enkla och intuitiva verktyg behövs, men framförallt behöver man bli bäst på det svåraste som finns: kommunikation.

- I den här förändringsprocessen jobbar vi främst med människor och alla har olika behov. Här är det viktigt med känselspröt! Hitta vägarna som leder till framgång. Samma sak fungerar inte för alla därför är det personliga mötet viktigt, men inte alltid enkelt. Vad, hur och varför, oavsett vem man talar med.

- Jobba medvetet med snabba och kloka beslut för att hela tiden komma framåt men kom ihåg att acceptera att det tar tid. Allting behöver inte vara så komplicerat, utan börja gräv där ni står och satsa på intuitiva verktyg. Även om det tar tid så går det mesta på rutin efter två år, säger Lennart.