Frågor och svar om ansökan EKR 2021-2022

Vad baseras grundbidraget till kommunal energi-och klimatrådgivning på?

Bidragets storlek beräknas, i enlighet med 12 § förordningen (2016:385) om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning, i förhållande till tillgänglig officiell statistik avseende målgrupperna i sökande kommun. För hushåll medräknas hushåll i bostadsrätt, äganderätt samt hushåll i småhus.

Hur ska budgeten i ansökan se ut?

Budgeten ska vara fördelad på 2021 och 2022. Uppdelning mellan de olika kostnadstyperna ska vara så korrekt som möjligt.  

Är indirekta kostnader (overhead-kostnader) stödberättigande för EKR?

Ja, det går att få stöd för indirekta kostnader med högst 30 procent på stödberättigande direkta kostnader för personal (lön och lönebikostnader). Se vidare Allmänna villkor för stöd.

När får kommunerna reda på hur mycket pengar de får?

Grundbidraget till varje kommun finns på webbsidan för utlysning av bidraget. Handläggningen och beslut av ansökningarna sker kontinuerligt.  

Vilka kommuner kan söka samordnings- och resebidrag?

De kommuner som finns angivna i dokumentet Kommuner som kan söka samordningsbidrag och resebidrag, kan söka ett extra samordningsbidrag på 70 000 kr/kommun och år. Bidraget ska underlätta samordning mellan kommuner över stora avstånd och stimulera till ökade möjligheter att tillhandahålla den grundläggande funktionen energi- och klimatrådgivning.

Hur stort är samordnings- och resebidraget per år?

Samordningsstödet är 70 000 kr per år och betalas ut i de fall kommunen kan visa på att en samordning/samarbete finns med annan kommun. Resebidraget är 10 000 kr per år och avser faktiska kostnader. Förutsatt att kommunen finns med i bilagan över landsbygdskommuner.

Vad innebär att medlen till energi- och klimatrådgivningen har till syfte att uppnå fastställda mål?

Medlen för energi- och klimatrådgivning ska endast användas till det som anges i utlysning, förordning och föreskrifter. I andra samarbeten och projekt i kommunen där medel eller tid tas från projektet ska syftet vara att nå målen för energi- och klimatrådgivningen.

Kan pengar omfördelas mellan budgetposter?

Förskjutning mellan budgetposterna får ske med upp till 10%, utan att Energimyndigheten behöver kontaktas. Om 10% överstigs, och beloppet överstiger 50 000 kr, behöver ni kontakta Energimyndigheten och stämma av och motivera. Maila ek...@energimyndigheten.se.

Kan man fördela budgeten olika mellan åren men att totalsumman för båda åren blir lika med totalt angivet belopp för hela programperioden?

Ja, men det ska motiveras och finnas en rimlighet. Rådgivning ska finnas tillgänglig och bedrivas jämnt under hela perioden.

Kan ett lägre OH-påslag än 30 procent användas?

Ja, om kommunens generella OH-nivå är lägre, ska det användas. Det är även möjligt att använda en lägre OH- nivå om kommunen önskar. Valet av OH-nivå behöver motiveras vid en revision.

Tänk på att:

En och samma kostnad kan inte dubbelredovisas som både direkt och indirekt kostnad.

Är det något krav angående anställningsgrad på rådgivaren? 

Det är krav på minst 50 procent funktion men funktionen kan utgöras av fler än en person. 50 procent i tid behövs för att personen/funktionen ska kunna utföras enligt förordningen, föreskrift och utlysning. Kunskap, kompetens, rådgivning, insatsprojekt samt utåtriktad verksamhet ska ingå. Funktionen är per beviljad ansökan för grundläggande EKR. För de kommuner som samarbetar är inte kravet per kommun utan för samarbetet. 

Bemanningen förväntas vara proportionerlig med bidraget. 

Vad ska skrivas på och returneras i samband med att besluten skickas ut?

I samband med att besluten skickas ut bifogas dokumentet Allmänna villkor för stöd. Längst ner i det dokumentet finns "Medgivande till tillgängliggörande av information" och "Samtycke för personuppgiftsbehandling". "Medgivandet" ska skrivas på av kommuntecknare och  "samtycket" av projektledaren. Kommuntecknaren behöver styrkas med underlag som laddas upp samtidigt med de underskrivna dokumenten i e-kanalen.

Är det ett baskrav att en EKR med bara grundbidrag ska vara med i insatsprojekt?

Ja, det är ett krav enligt föreskrifterna.

Hur stor del av de totala EKR-pengarna nationellt kommer att kanaliseras genom insatsprojekten?

Insatsprojekten ingår inom ramen för grund-EKR och medel för detta kommer därför inte att redovisas separat. Medel går dessutom åt till projektledning, projektledarstöd och annat.

Hur långt är insatsprojektet?

Insatsprojekten kommer att pågå under hela programperioden med olika typer av insatser inom området. Vidare information om insatsprojekten och förutsättningarna kommer under våren 2021.

Behöver mål för insatsprojektet anges i grundansökan?

Insatsprojekten kommer att ha egna mål. I ansökan ska ni ange att ni kommer medverka i insatsprojekt.

Vad gäller angående kommunikation av kommunal energi-och klimatrådgivning?

Riktlinjer för kommunikation har tagits fram där ansvar och rollfördelning finns för kommunala energi-och klimatrådgivningen (EKR), regionala utvecklingsledare (RUL), operativa kommunikatörer vid energikontoren och Energimyndigheten. Det finns flera stöddokument om kommunikation tillgängliga på Kontakten under delade dokument, kommunikation, guider och mallar.

• Riktlinjer för kommunikation för kommunal energi- och klimatrådgivning 
• Mall för kommunikationsplan
• Pressguide för energi- och klimatrådgivningen
• Så synliggör du den kommunala energi- och klimatrådgivningen 

Ska det göras en kommunikationsplan för EKR 2021-2022? 

Ja, lokalt och tillsammans med RUL görs en kommunikationsplan kopplad till genomförandeplanen/ aktivitetsplanen. Den behöver inte skickas in till Energimyndigheten men redogörs för i ansökan och lägesrapport. Om det redan finns en kommunikationsplan framtagen i kommunen eller regionen kan den användas men stäm av mot Energimyndighetens dokument Mall för kommunikationsplan att allt finns med.

Hur kan kommunerna samarbeta kring EKR?

Kommuner kan samverka på olika sätt. Läs mer om olika möjliga samverkansformer och vad som krävs här.

Kan regioner som räknas som kommunalförbund eller landsting söka och krävs det då ett specifikt samverkansavtal för just energi- och klimatrådgivningsinsatser, eller kan det fungera genom att kommunalförbundet har en uttalad verksamhet?

Ett kommunalförbund är en egen juridisk person och regler angående dessa finns 3 kap 20 § kommunallagen. Uppgiften ska vara överlämnad till kommunalförbundet för de ingående kommunerna. Kontakta Energimyndigheten om ni har en specifik fråga om tillämpningen av denna skrivelse.

Måste alla samarbetande kommuner vara glesbygd för att få extra bidrag för samarbete?

Nej, inom ett kommunsamarbete kan de kommuner som anges i dokumentet Kommuner som kan söka samordningsbidrag och resebidrag söka samordningsbidraget och resebidraget.

Om vi behöver ändra samarbetsformer mellan kommunerna under perioden, hur gör vi? 

Det går att göra ändringar i befintliga projekt. Då skickar ni en ändringsansökan till ek...@energimyndigheten.se 

Glöm inte att även informera alla berörda parter och regionala utvecklingsledaren (RUL) på energikontoret i din region. När den nya samarbetsformen är klar, skickas en kopia på samarbetsavtalet till Energimyndigheten.

Måste den kommunen som skickar in den gemensamma ansökan sköta rapporteringen för de ingående kommunerna eller kan varje kommun sköta sin rapportering själv?

Den part som skickar in ansökan ansvarar för rapportering och genomförande.

Vem har det juridiska ansvaret för att EKR- verksamheten sköts om en kommun agerar ombud?

Den som står för ansökan har ansvaret att rapportering skickas in till Energimyndigheten och att projektet genomförs. Juridiskt ansvar att följa krav och regler som gäller för offentlig organisation gäller alla till exempel Lagen om offentlig upphandling (LOU).

Kan kommun/kommunsamarbete köpa in arbetstid från EKR i annan kommun?

EKR som utför tjänster i annan kommun än där personen är anställd kan förekomma. Förutsatt att det ryms inom tjänstgöringsgraden och att  alla involverade parter/kommuner godkänner arrangemanget. Ange i så fall kostnaden som köpt tjänst, och ge en förklaring i fritextrutan i ansökan i E-kanalen. Tänk på att följa din kommuns upphandlingsregler.

Kan kommun/kommunsamarbete köpa in konsult för att utföra EKR-uppdraget?

Bidraget är riktat till kommunerna. Om kommunerna väljer att anlita konsult för att utföra EKR-uppdraget missas möjligheten till organisatoriskt lärande. Därför ska anlitande av konsult göras i undantagsfall och vara tidsbegränsat. Redovisning av vad konsulttjänsten innebär ska beskrivas och specificeras. Tänk på att följa din kommuns upphandlingsregler.

Vad är det som gäller angående taket på 2 miljoner kr?

Bidragstaket för en kommun ligger på 2 miljoner kronor. En ansökan kan dock avse högre belopp.

Kan en ansökan avse mindre än en halvtid EKR-funktion?

Nej, varje ansökan ska omfatta minst en halvtids EKR-funktion. Det kan ske antingen med egenfinansiering av kommunen eller genom samarbete med andra kommuner. Vid samarbeten mellan kommuner för att uppnå en halvtids EKR- funktion behövs samverkansavtal mellan kommunerna som ska skrivas under av firmatecknare. Samverkansavtalet utformas av kommunerna själva. Utbetalning sker till sökande kommun.

Bemanningen förväntas vara proportionerlig med bidraget.

När får kommunerna svar på sina ansökningar? 

Handläggningen börjar när ansökan kommer in. Handläggningstiden beror bland annat på eventuella kompletteringar som kan behöva göras.

Hur görs ansökan i e-kanalen?

Se beskrivning i dokumentet Guide till ansökan i E-kanalen.

Hur får jag behörighet till e-kanalen?

Du hittar e-kanalen till höger på Energimyndighetens webbplats. Om du inte har någon behörighet och är den som ska göra ansökan till EKR klickar du på Ansök om behörighet och fyller i dina uppgifter där. Observera att endast en person kan stå som projektledare för ert EKR-projekt.

Vart vänder jag mig vid problem i e-kanalen?

Om du redan har en inloggning och får problem, mejla till ekan...@energimyndigheten.se.

Vi ska göra ett byte av projektledare för EKR. Hur gör vi? 

Om du redan har en inloggning i e-kanalen kopplad till EKR-projektet, mejla oss på ek...@energimyndigheten.se så genomför vi projektledarbytet. Om du inte redan har inloggning till e-kanalen kopplad till kommunen som avses, behöver du ansöka om behörighet innan vi kan göra projektledarbytet. Behöver du ändra dina uppgifter i e-kanalen, mejla ek...@energimyndigheten.se

Kan ett kommunalt bolag göra ansökan om EKR?

Nej, det är alltid kommunen som ska göra ansökan.

Kan EKR göra ansökan och samtidigt vara projektledare?

Den som skriver ansökan och skickar in den blir automatiskt projektledare i energimyndighetens system. Till den personen kommer ev. påminnelser om rapportering att gå ut och annat som rör projektet. Så lämpligast är om sökande EKR också är projektledare.

Finns det en koppling mellan Kontakten och e-kanalen? 

Det finns INTE någon koppling mellan kontaktuppgifterna i vårt ärendehanteringssystem (där ni skickar in ansökan) och Kontakten. De måste uppdateras separat.

Kan man kliva av tidigare än två år även om man söker för båda åren nu? 

Det går att avsluta projekt tidigare. Viktigt att ni i god tid först talar med er RUL om läget för att se över eventuella alternativ. Om ni vill avsluta projektet skickar ni en begäran om avslut till ...@energimyndigheten.se.

Ska målen och genomförandeplanen gälla för hela programperioden i ansökan?

Målen i ansökan ska vara för hela perioden men kan med fördel delas upp i delmål, så ni ser att ni är på rätt väg. Inför varje årlig utbetalning kommer ni att skicka in en lägesrapport där ni ska beskriva hur arbetet går med fokus på måluppfyllnad.

Vad innebär att upprätthålla funktionen? Vilka krav och förväntningar finns?

Med avbrott menas längre frånvaro som tjänstledighet eller föräldraledighet. Funktionen ska säkras av kommunen under denna period och inte ligga vilande.

Hur kontrolleras att kommuner som får bidraget verkligen har en aktiv rådgivare på halvtid?

Vid en eventuell revision ska bidragsmottagaren kunna verifiera energi- och klimatrådgivningens kostnader mot underlag.

När och hur ska redovisningen för EKR 2021 göras?

En ekonomisk redovisning och en lägesrapport ska skickas in i E-kanalen senast den 31 januari 2022. Ekonomisk slutredovisning och slutrapport ska skickas in i E-kanalen senast 31 januari 2023. Alla dokument finns att hämta på Kontakten under Delade dokument - Övriga dokument - Administrativa dokument. 

Projektnummer och diarienummer ska skrivas i redovisningen. Du hittar dessa nummer bland annat på beslutet från Energimyndigheten. 

Ska excelfilen för EKR ärendestatistik användas? 

Det är väldigt viktigt för att kunna kommunicera resultat att det finns en gemensam form av uppföljning. Därför införs den uppföljningsformen för programperioden 2021–2022.