Granskning av dokumentation

Energimyndigheten har skyldighet att granska och kontrollera att de uppgifter som lämnades vid ansökningsförfarandet fortfarande är fullständiga, aktuella, tillförlitliga och sanningsenliga. Kontrollen görs enligt registerförordningen och sker vart tredje eller femte år. 

Enligt registerförordningen ska varje konto ha minst två behöriga och aktiva kontoombud. Denna granskning ger kontoinnehavaren tillfälle att uppdatera, lägga till och återkalla behörigheter för kontoombud.

Syfte med granskningen

Granskningen är till för att skydda kontoinnehavarna i unionsregistret från bedrägerier och andra oegentligheter.

Vem ingår i årets granskning?

Granskningen omfattar både ombud (personer) och kontoinnehavare (organisationer). De som ingår i årets granskning blir kontaktade via e-post med instruktioner om vad som behöver skickas in. Det är endast de ombud och kontoinnehavare som blir kontaktade av oss som omfattas av granskningen.

Granskningen av dokumentationen för kontoombud görs:

  • vart femte år för behöriga ombud för verksamhetsdepå- och luftfartygsoperatörskonton.
  • vart tredje år för ombud på handelskonton och persondepåkonton under Kyotoprotokollet.
  • Ombud för kontrollörskonton granskas vart femte år. 

Granskningen av dokumentation för kontoinnehavare görs var tredje år för handelskonton och persondepåkonton under Kyotoprotokollet. Kontoinnehavare för verksamhetsdepå- och luftfartygsoperatörskonton omfattas inte av denna granskning.

Tidsplan

I november skickar Energimyndigheten e-post till alla kontoombud och kontoinnehavare som omfattas av årets granskning av dokumentation.

Vem är vem?

Kontoombuden är de personer som har åtkomst till kontot och där kan utföra transaktioner, notera utsläpp eller genomföra överlämnanden.

En kontoinnehavare är det bolag/organisation som äger ett konto i registret. På varje konto ska kontoinnehavaren utse minst två behöriga kontoombud som sedan representerar kontoinnehavaren.

För kontoombud

Uppdatering av dokumentation för kontoombud

Uppdatering av dokumentation för ombud görs enklast via Energimyndighetens e-tjänst på Mina sidor.

Följande handlingar ska skickas till Energimyndigheten:

  • Fullmakt
  • Kopia av ID-handling
  • Utdrag ur belastningsregistret
+

Ansök via Mina sidor

Först ansöker du om behörighet för att komma in i e-tjänsten och därefter fyller du i formuläret för uppdatering av dokumentation och bifogar den dokumentation som krävs. För att logga in på Mina sidor behöver du en e-legitimation.

Mina sidor

Steg 1. Ansökan om behörighet till e-tjänsten

  • Logga in på Mina sidor med BankID.
  • Ansök om behörighet till e-tjänsten för handel med utsläppsrätter (EU ETS).
  • Välj hur du vill ansluta till e-tjänsten.
  • Bifoga fullmakten som gäller för handel med utsläppsrätter.
  • Fyll i dina uppgifter och skicka in.
  • Du får besked via e-post när du har fått behörighet.

Steg 2. Fyll i formuläret för uppdatering av dokumentation för kontoombud

  • Logga in igen på Mina sidor.
  • Välj att uppdatera dokumentation för behörigt kontoombud.
  • Bifoga dokumentation som krävs. Läs om vilka dokumentationskrav som finns under Dokumentation för ombud nedan.
+

Har du ingen e-legitimation?

Om du inte har en e-legitimation kan du uppdatera din dokumentation genom att posta ansökningsblankett samt efterfrågade handlingar till Energimyndigheten.

Ladda ner blankett för uppdatering av din dokumentation

På blanketten ska du:

  • fylla i uppgifter om den organisation eller fysiska/juridiska person som är kontoinnehavare,
  • fylla i uppgifter om den person/de nya personerna som ska agera ombud för kontoinnehavaren i unionsregistret,
  • läsa igenom information om hantering av personuppgifter,
  • se till att giltig firmatecknare eller befintligt ombud för din organisation skriver under blanketten. Du själv som sökande kan också skriva under blanketten, givet att du bifogar en giltig fullmakt med din ansökan.

Det här ska ingå i din ansökan via post till Energimyndigheten:

  • ansökningsblankett,
  • dokumentation som avser uppdateringen för kontoombud.

Alla dokument ska skickas till:

Energimyndigheten
Unionsregistret
Box 310
631 04 ESKILSTUNA

+

Dokumentation för ombud

Dokumentationen för ombud ska lämnas digitalt via ansökan i Energimyndighetens e-tjänst på Mina sidor.

Dokumentationskraven för ombud enligt Registerförordningen är följande:

  • fullmakt,
  • id-handling (certifierad av Notarius Publicus),
  • utdrag ur belastningsregistret.

Energimyndigheten kontrollerar fast bostadsadress för alla ombud. Om du är bosatt i ett annat land än Sverige ska du skicka in bevis på fast bostadsadress.
Dokumentationen ska lämnas in med ansökan i Mina sidor.

Mina sidor

Fullmakt

Fullmakt ska utfärdas för alla ombud i unionsregistret som inte ensamma har firmatecknarrätt enligt Bolagsverkets register. Kopia av fullmakten bifogas på Mina sidor vid ansökan om behörighet till e-tjänsten Handel med utsläppsrätter. Originalfullmakten behåller ombudet själv så länge denna är behörigt ombud. Energimyndigheten kan begära in originalfullmakten för granskning.

Ladda ner fullmakt

Id-handling

Kopia av id-handling som är certifierad av Notarius Publicus skickas in digitalt via e-tjänsten. Originalet av id-handlingen behåller ombudet själv så länge denna är behörigt ombud. Energimyndigheten kan begära in underlaget för ytterligare granskning.

Giltig id-handling är pass, svenskt körkort eller id-kort som utfärdats av en stat som är medlem i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling.

Utdrag ur belastningsregistret

Vid uppdatering av dokumentation för ombud (ej kontrollörer) i unionsregistret krävs ett utdrag ur Polisens belastningsregister. Utdraget inhämtar Energimyndigheten från Polismyndigheten vid ansökan.

Utdrag ur belastningsregistret för behörighet till unionsregistret

Vill du av någon anledning skicka in belastningsregisterutdraget själv så går det att beställa utdraget från Polisens e-tjänst. Utdraget måste skickas till Energimyndigheten i det obrutna kuvert som Polisen ursprungligen skickat utdraget i och får inte vara äldre än två månader när det inkommer till Energimyndigheten.

Utdrag för att kontrollera egna uppgifter i belastningsregistret (Polisen)

Gemensamma krav för all typ av dokumentation

För att visa äktheten hos kopior av dokument som skickas in måste de certifieras av en Notarius Publicus. Dagen för utfärdande av intyg eller legalisering får inte vara äldre än tre månader när ansökan inkommer till Energimyndigheten och kontaktuppgifter för Notarius Publicus/expedition som legaliserat ska bifogas i ansökan. Dokument som är original behöver inte certifieras av en Notarius Publicus.

Språk

De handlingar som lämnas in till Energimyndigheten ska vara på svenska eller engelska. Om ursprungshandlingen är på annat språk ska en legaliserad kopia lämnas in tillsammans med en auktoriserad översättning.

Mer om översättning hos Kammarkollegiet

Notarius Publicus

Notarius Publicus utses av länsstyrelsen och har bland annat i uppgift att hjälpa allmänheten att styrka kopior av handlingar. Du hittar din närmaste notarius genom en sökning i din sökmotor eller på din länsstyrelses webbplats.

Ta bort eller lägga till ombud

Följ gärna vår guide om hantering av behöriga ombud på befintligt konto.

Guide för hantering av behörigt ombud på befintligt konto

För kontoinnehavare

Uppdatering av dokumentation för kontoinnehavare

Uppdatering av dokumentation för kontoinnehavare görs enklast via Energimyndighetens e-tjänst på Mina sidor.

Mina sidor

Följande handlingar ska lämnas till Energimyndigheten:

  • bevis på identitet
  • bevis på fast adress för kontoinnehavaren (företaget)
  • bevis på öppet bankkonto
  • årsredovisning (länk till årsredovisningen)
  • belastningsregisterutdrag (för firmatecknare).
+

Ansök via Mina sidor

Först ansöker du om behörighet för att komma in i e-tjänsten och därefter fyller du i formuläret för uppdatering av dokumentation och bifogar den dokumentation som krävs. För att logga in på Mina sidor behöver du en e-legitimation.

Mina sidor

Steg 1. Ansökan om behörighet till e-tjänsten

  • Logga in på Mina sidor med BankID.
  • Ansök om behörighet till e-tjänsten för handel med utsläppsrätter (EU ETS).
  • Välj hur du vill ansluta till e-tjänsten.
  • Bifoga fullmakten som gäller för handel med utsläppsrätter.
  • Fyll i dina uppgifter och skicka in.
  • Du får besked via e-post när du har fått behörighet.

Steg 2. Fyll i formuläret för uppdatering av dokumentation för kontoinnehavare

  • Logga in igen på Mina sidor.
  • Välj att uppdatera dokumentation för kontoinnehavare.
  • Bifoga dokumentation som krävs. Läs om vilka dokumentationskrav som finns under Dokumentation för kontoinnehavare nedan.
+

Har du ingen e-legitimation?

Om du inte har en e-legitimation kan du uppdatera din dokumentation genom att posta ansökningsblankett samt efterfrågade handlingar till Energimyndigheten.

Ladda ner blankett för uppdatering av din dokumentation

På blanketten ska du:

  • fylla i uppgifter om den organisation eller fysiska/juridiska person som är kontoinnehavare,
  • fylla i uppgifter om den person/de nya personerna som ska agera ombud för kontoinnehavaren i unionsregistret,
  • läsa igenom information om hantering av personuppgifter,
  • se till att giltig firmatecknare eller befintligt ombud för din organisation skriver under blanketten. Du själv som sökande kan också skriva under blanketten, givet att du bifogar en giltig fullmakt med din ansökan.

Det här ska ingå i din ansökan via post till Energimyndigheten:

  • ansökningsblankett,
  • dokumentation som avser uppdateringen för kontoinnehavare.

Alla dokument ska skickas till:

Energimyndigheten
Unionsregistret
Box 310
631 04 ESKILSTUNA

+

Dokumentation om kontoinnehavaren

Dokumentationen för kontoinnehavaren ska lämnas digitalt via ansökan i Energimyndighetens e-tjänst på Mina sidor.

Dokumentationskraven för kontoinnehavare enligt Registerförordningen är följande:

  • bevis på kontoinnehavarens identitet
  • bevis på fast adress för kontoinnehavaren
  • bevis på öppet bankkonto för kontoinnehavaren
  • årsredovisning för kontoinnehavaren
  • utdrag ur belastningsregistret för firmatecknare/firmatecknarna (inhämtas av Energimyndigheten)

Läs mer om de olika typerna av dokumentation i de utfällbara flikarna.

+

Bevis på identitet

Bevis på kontoinnehavarens identitet ska innehålla en kopia på följande:

Juridisk person

  • Kopia av stiftelseurkund för den juridiska personen.
  • Kopia av dokument som styrker registreringen av den juridiska personen (för svenska företag kan detta till exempel innebära utdrag från Bolagsverket).
  • Bekräftelse av momsregistreringsnummer.
  • Information om den juridiska personens verkliga förmånstagare enligt definitionen i direktiv 2005/60/EG, se rubriken Förtydligande kring verklig förmånstagare för mer information.
  • Namn på den juridiska personens verksamhetsledare med operativt ansvar (t ex verkställande direktör). Om fullmakter för ombud bifogas måste informationen innehålla uppgifter om rätten att underteckna dessa fullmakter för den som signerar.

Fysisk person

Pass eller identitetshandling utfärdad i ett land som är medlem i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (Organisation for Economic Co-operation and Development, OECD) eller annat pass.

Förtydligande kring verklig förmånstagare

Utdrag ur artikel 1 direktiv 2005/60/EG

Den fysiska person som ytterst äger eller kontrollerar kunden och/eller den fysiska person för vars räkning en transaktion eller en verksamhet utförs är en verklig förmånstagare. Den verklige förmånstagaren skall åtminstone:

a) för företagsenheter

  1.  innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som ytterst äger eller kontrollerar en juridisk enhet genom direkt eller indirekt ägande av eller kontroll över en tillräcklig procentandel av aktierna eller rösträtterna i den juridiska enheten, inbegripet genom innehav av innehavaraktier, dock ej ett företag som är noterat på en reglerad marknad och som omfattas av informationsskyldighet som överensstämmer med gemenskapslagstiftningen eller som är underkastat motsvarande internationella normer; en procentandel på 25 procent + en aktie eller rösträttsandel skall anses tillräcklig för att uppfylla detta kriterium,
  2. innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som på annat sätt utövar kontroll över förvaltningen av en juridisk enhet.när det redan har fastställts vilka de framtida förmånstagarna är, innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som är innehavare av 25 procent eller mer av tillgångarna i en juridisk konstruktion eller juridisk enhet,när det återstår att fastställa vilka de enskilda personer som omfattas av den juridiska konstruktionen eller enheten är, innefatta den grupp personer i vars främsta intresse den juridiska konstruktionen eller enheten har inrättats eller bedriver verksamhet,innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som utövar betydande kontroll över 25 procent eller mer av tillgångarna i en juridisk konstruktion eller juridisk enhet.

b) när det gäller juridiska enheter, t.ex. stiftelser, och juridiska konstruktioner, exempelvis truster, som förvaltar och fördelar medel:

  1. när det redan har fastställts vilka de framtida förmånstagarna är, innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som är innehavare av 25 procent eller mer av tillgångarna i en juridisk konstruktion eller juridisk enhet,
  2. när det återstår att fastställa vilka de enskilda personer som omfattas av den juridiska konstruktionen eller enheten är, innefatta den grupp personer i vars främsta intresse den juridiska konstruktionen eller enheten har inrättats eller bedriver verksamhet,
  3. innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som utövar betydande kontroll över 25 procent eller mer av tillgångarna i en juridisk konstruktion eller juridisk enhet.
+

Bevis på fast adress

Bevis på kontoinnehavarens adress ska vara en kopia av följande:

Juridisk person

En handling som styrker den registrerade adressen till den juridiska personen. Om den registrerade adressen redan framgår i dokument som lämnas in för att styrka bevis på identitet behöver inget ytterligare dokument lämnas in för styrkande av adress.

Fysisk person

Bevis som styrker permanent adress (folkbokföringsadress) kan vara en kopia av något av följande:

  • Ett intyg från de lokala myndigheterna som bekräftar personens permanenta adress (gäller om landet där personen är folkbokförd inte kan utfärda identitetshandlingar som innehåller permanent adress).
  • Annat dokument som visar kontoföreträdarens/innehavarens permanenta adress och som i förväg godkänts av Energimyndigheten.
  • Identitetshandling om den innehåller den permanenta adressen eller annan myndighetsutfärdad identitetshandling som visar permanent adress.
+

Bevis på öppet bankkonto

Den sökande måste bifoga bevis på ett öppet bankkonto i ett land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Beviset kan vara en certifierad kopia på kontoutdrag eller ett underskrivet bevis från banken.

+

Årsredovisning

En kopia av årsredovisningen eller den senaste reviderade årsredovisningen ska lämnas in. Om ingen reviderad årsredovisning finns tillgänglig godtar vi en kopia av bokslutet stämplad av skattekontoret eller ekonomichef.

+

Utdrag ur belastningsregistret

Det krävs ett utdrag ur belastningsregistret för kontoinnehavarens firmatecknare eller för den fysiska personens verkliga huvudman och/eller verksamhetsledare. Utdraget inhämtar Energimyndigheten från Polismyndigheten vid ansökan.

Detta görs för att bevara säkerheten i unionsregistret och för att skydda våra kontoinnehavare mot bedrägerier och andra oegentligheter i registret.

Mer information om varför vi inhämtar utdrag ur belastningsregistret

Vill du av någon anledning skicka in belastningsregisterutdraget själv så går det att beställa utdraget från Polisens e-tjänst. Utdraget beställer du från Polisen och ska skickas till Energimyndigheten i det obrutna kuvert som Polisen ursprungligen skickat utdraget i.

Krav för handelskonton

Ett handelskonto behöver ha minst ett ombud med en fast bostadsadress i Sverige.

Gemensamma krav för all typ av dokumentation

För att visa äktheten hos kopior av dokument som skickas in måste de certifieras av en Notarius Publicus. Dagen för utfärdande av intyg eller legalisering får inte vara äldre än tre månader när ansökan inkommer till Energimyndigheten och kontaktuppgifter för Notarius Publicus/expedition som legaliserat ska bifogas i ansökan. Dokument som är original behöver inte certifieras av en Notarius Publicus.

Språk

De handlingar som lämnas in till Energimyndigheten ska vara på svenska eller engelska. Om ursprungshandlingen är på annat språk ska en legaliserad kopia lämnas in tillsammans med en auktoriserad översättning.

Mer om översättning hos Kammarkollegiet

Notarius Publicus

Notarius Publicus utses av länsstyrelsen och har bland annat i uppgift att hjälpa allmänheten att styrka kopior av handlingar. Hitta din närmaste notarius genom en sökning i din sökmotor eller på din länsstyrelses webbplats.