Information för stödmottagare inom regionala elektrifieringspiloter

• Om ni har ett särskilt villkor att ni ska skicka in projektparts godkännande så gör det snarast för att få er första utbetalning. Glöm inte att kontrollera så att det verkligen är firmatecknare som skriver under.
• Glöm inte att ansöka om ändring av kontaktperson via Mina Sidor ifall det ska vara en ny kontakt person jämfört med den som skrivit ansökan.
• Läs igenom beslutet inklusive bilagor och villkor noggrant. Där står viktiga saker för er att följa vid administration och hantering av projektet för att ni inte ska riskera att bli återbetalningsskyldiga för hela eller delar av ert stöd.
• Involvera en ekonomikunnig person som kan se till att redovisningen redan från början läggs upp i enlighet med Energimyndighetens villkor och instruktioner. Använd projektredovisning redan från början i bokföringen.
• Att ni fått ett beviljat beslut innebär inte att myndigheten godkänt enskilda kostnader som ni beskrivit utan bara att det framstår som en stödberättigad kostnad och att den är tillräckligt välbeskrivet för att projektet ska kunna beviljas stöd. En kostnad kan ändå bedömas som exempelvis oskälig vid slutredovisningen om den är för alltför hög.

• Innefattar både en redovisning av hur projektet går och ekonomisk delredovisning där även utdrag ur huvudbok ska skickas med.
• Om ni inte kan redovisa att ni gjort av med stora delar av redan utbetalda medel så kommer Energimyndigheten att avvakta med att betala ut ytterligare stöd och i stället göra det vid antingen en ny lägesredovisning eller vid nästa redovisning.
• Energimyndigheten godkänner era kostnader i projektet först i samband med granskningen av den ekonomiska slutredovisningen. Att ni fått en godkänd lägesrapportering innebär inte att vi godkänt dessa kostnader utan enbart att vi anser att projektet är tillräckligt väl beskrivet för att vi ska kunna göra ytterligare utbetalningar i förskott.

• Undersök vilka dokument som ska bifogas slutredovisningen för just ert projekt. Detta skiljer sig åt mellan olika utlysningar men vanliga typer av dokument som ska bifogas är utdrag ur huvudbok, tydliga bilder på anläggningen och omgivningen samt revisorsintyg.
• Vid den ekonomiska slutrapporteringen måste ni på förfrågan kunna precisera alla kostnader och Energimyndigheten kan komma att efterfråga underliggande fakturor. Detta gäller även vid totalentreprenader.
• Projektet ska särredovisas från andra kostnader hos er och därför ska alla kostnader finnas med i er huvudbok. Summan i huvudboken bör därför stämma med den totalsumman som ni anger i ekonomiska slutredovisningen på ”Mina Sidor”.
• Slututbetalningen sker först när alla kostnader och all rapportering är godkänd. Datumet i utbetalningsplanen är en uppskattning men beroende på kvaliteten på inskickat underlag och myndighetens arbetsbelastning så kan slututbetalningen dröja.
• Redovisade kostnader i läges- eller slutredovisningen ska överensstämma med bokförda kostnader och de måste ha uppstått inom projektperioden.
• Ni kan endast redovisa faktiska kostnader, det vill säga sådana som återfinns i bokföringen genom att ni har erhållit en faktura och betalat den. Projektnummer och/eller station bör framgå på fakturorna.
• Det kan endast vara det sökande företaget som är fakturamottagare, det kan alltså inte stå något annat företag på fakturor.
• Om ni redovisar konsultkostnader eller lönekostnader måste det finnas underlag som visar arbetad tid, vem som har lagt ner tiden och vilken typ av arbete som har utförts samt på vilken på vilken plats.
• Om ni ska bifoga revisorsintyg – ta kontakt med revisorn i god tid och planera in granskningen för att undvika förseningar.

• Energimyndigheten kontrollerar att laddstationerna som fått stöd är i kontinuerligt drift genom avläsning av realtidsdata i databasen Nobil.
• Länsstyrelserna stöttar Energimyndigheten genom att göra platsbesök på majoriteten av alla färdigställda stationer. Detta rapporteras sedan till myndigheten. Vid misstanke om avvikelse kommer Energimyndigheten kontakta aktören för en egen utredning av avvikelsen.
• Energimyndigheten kan komma att genomföra revisioner på era projekt även efter avslutat projekt så det är viktigt att ni sparar allt underlag under hela driftsperioden.
• Det är du som är stödmottagare som kommer att ha det fullständiga ansvaret för att laddstationen eller vätgastankstationen drivs i fem år efter att projektet är slutredovisat. Om den inte gör det så kommer Energimyndigheten återkräva medel från er. Låter ni någon annan sköta driften eller helt överlåter laddstationen eller vätgastankstationen under den perioden är det därför viktigt att ni skriver tydliga avtal som gör att ni kan få ersättning ifall något skulle hända med stationen.

Det är den enskilde som ansöker om stöd och beviljas stöd som är stödmottagare. Energimyndigheten har endast en relation till stödmottagaren, detta gäller även vid anlitande av en helhetsleverantör.

Det är alltid stödmottagaren som är ansvarig för att genomföra projektet och under fem år efter det att en laddningsstation färdigställts säkerställa att den är i fortsatt drift.

Om inte villkoren för stödet efterlevs så kan hela eller delar av stödet återkrävas.

Alla kostnader inom projektet kommer att granskas vid läges- och slutredovisning och för att en kostnad ska vara stödberättigande gäller följande krav:

• Kostnaden ska vara skälig.
• Kostnaden ska ha uppkommit för genomförandet av projektet.
• Kostnaden ska vara faktisk och reviderbar, vilket innebär att den ska kunna återfinnas i stödmottagarens bokföring.
• Kostnaden ska bäras av stödmottagaren, vilket innebär att en stödmottagare bara får ta upp sina egna bokförda kostnader.
• Kostnaden ska vara fastställd i enlighet med god redovisningssed.
• Kostnaden ska ha uppkommit i projektet och under den projekttid som framgår av beslutet.
• Kostnader som uppkommit före eller efter den i beslutet angivna projekttiden är inte stödberättigande.

För att en kostnad ska vara stödberättigad ska den ha uppkommit, bokförts och betalats under projekttiden. Betalningar/kostnader på grund av hyres- avbetalnings- eller leasingavtal som uppkommer efter projektets slutförandedatum är inte stödberättigade.

Kostnader för att bygga MCS-laddstationer (Megawatt Charging System) kan enbart tas på projektet om standarden för MCS är fastställd innan projektet är avslutat.

Alla helt publika laddningspunkter som byggs måste dessutom erbjuda både CCS- och MCS-laddning.